۴ روش برای تغییر رویکرد پروژه محور

4 روش برای تغییر رویکرد پروژه محور

۴ روش برای تغییر رویکرد پروژه محور

۴ روش برای تغییر رویکرد پروژه محور 700 500 دکتر علی ناصرحجتی

۴ روش برای تغییر رویکرد پروژه محور

راضی نگه داشتن مشتریان و سهامداران همیشه آسان نیست. فراتر از اینها، به ثمر نشاندن یک پروژه قوی و اقناع مشتریان به بازگشت به سمت شما، چالشی بزرگتر است.

۴ روش برای تغییر از رویکرد پروژه محور به رویکرد مشتری محور

راضی نگه داشتن مشتریان و سهامداران همیشه آسان نیست. فراتر از اینها، به ثمر نشاندن یک پروژه قوی و اقناع مشتریان به بازگشت به سمت شما، چالشی بزرگتر است.

همکاری با مشتریان به معنی تعادل میان کیفیت پروژه، قیمت و زمان تحویل آن است، اما شما الزاما مجبور به سازش نیستید.

موارد ذیل، چهار راه اصلی برای یک کمپانی یا شخص است تا رویکردش را از پروژه محور به مشتری محور تغییر دهد:

  1. عملیات های خودکار پروژه
  2. قدرت دهی به اعضای تیم
  3. تکیه برای گزارش های به موقع
  4. بهبود با استفاده از یک سلاح( ابزار مخفی)

داشتن روابط مثبت با مشتریان اصلی ترین عامل موفقیت برای آژانس شما است. این مساله تنها به مشهور بودن کارآژانس (مؤسسه) خلاصه نمی شود، بلکه مهم تر از این، به معنی تضمین برای کارهای بیشتر در آینده است.

با مدیریت عملیات های تان، تیم های شما همکاری کرده و با گزارشات دقیق، می توانید بر توسعه روابط با مشتریان خود تمرکز کنید.

  1. عملیات های خودکار و منسجم

تغییر رویکرد از پروژه محور به مشتری محور با عملیات های آژانس آغاز می شود. پس دستورالعمل ضروری برای موفقیت با خودکار کردن عملیات هایتان آغاز می شود. این سناریو را در نظر بگیرید: برای مثال، روابط داخلی هماهنگ نیستند و پروژه ها به خوبی تعریف و محدود نمی شوند. همچنین افراد فراتر از زمان خودشان کار می کنند و فقدان روابط درونی وجود دارد.

همه ما چنین تجربه ای داشته ایم. در چنین شرایطی، آخرین چیزی که در ذهن کارکنان است، این است که آیا مشتریان راضی اند یا خیر؟ پیش از آنکه رضایت مشتری در نظر گرفته شود موارد و مشغله های بسیاری وجود دارند. همچنین امکان اینکه اعضای تیم دچار فشار روانی شوند بالاست.

مدیران پروژه ها می خواهند که تمام کارهایشان به سهل ترین شکل ممکن انجام شوند. ۳۷ درصد پروژه های شکست خورده، حاصل کمبود اهداف شفاف هستند(pmi 2017). اگر افراد به دلیل کمبود شفافیت تا آن اندازه در ترس به سر می برند، حفظ روابط مثبت با مشتریان بیش از پیش سخت می شود. برای عملیات های منسجم، چیزی که پروژه های موفق نیاز دارند، ترکیبی از برنامه ریزی و مدیریت منابع است. دارا بودن بستری که به شما در مدیریت کارتان کمک کند، می تواند انسجام را تحقق بخشد.

مساله کلیدی

اگر عملیاتهای غیر منسجمی در تیم تان وجود دارد، این اولین نشانه است از اینکه آژانس شما ریشه در رویکرد پروژه محور( به جای مشتری محور دارد). تغییر رویکرد به مشتری محور به معنی کار با مشتری است بدین صورت که محدوده ی پروژه را به شکل دقیقی تخمین بزنید.

  1. اعضای تیم می دانند که با چه کسی کار می کنند.

راه دوم برای تغییر رویکرد به مشتری محور، در عمل آسانتر به نظر می رسد. این قضیه به طور کلی به معنی همکاری درونی و همکاری با مشتریان است. چرا همکاری تیمی انقدر مهم است؟ به زبان ساده بدین دلیل که اعضای تیم شما استخوان بندی موفقیت پروژه هایتان هستند. به علاوه داشتن بستری که سررسید پروژه ها را نشان دهد و چشم انداز چیزی که شما و هم تیمی هایتان بر روی آن کار می کنید را نشان می دهد، باعث افزایش شفافیت می شود. میزان احتمال تحویل پروژه در زمان سررسید، تا حد زیادی( نه کاملا) متکی بر تعهد تیم به پروژه است. چه راهی برای انگیزه بخشی مثبت به تیم وجود دارد؟ برای تیم خود بستری مهیا کنید( مثلا بستر پیش بینی) که تمام کارایی های مورد نیاز آنها برای همکاری موثر را در اختیارشان بگذراد.

پنج مورد از نرم افزاهای حیاتی و به شدت مورد استفاده در مدیریت پروژه ها شامل: رهگیری زمان، ادغام ایمیل ها، نمودارهای گانت( ارائه تصویری پروژه)، بودجه بندی، اشتراک فایلها( کاپترا، ۲۰۱۵).

علاوه بر این، ۶۶ درصد سازمان ها از بسترهای مدیریت پروژه استفاده می کنند تا روابط با مشتریان خود را تسهیل کنند( کاپترا، ۲۰۱۵). چنین همکاری خارجی ای برای موفقیت مشتریان حیاتی است. از طریق پیش بینی، نه تنها مشتریان بر عملیات های پروژه نظارت دارند بلکه مشتریان می توانند به گزارش ها زنده، به روز و قابل اشتراک دسترسی داشته باشند.

مساله کلیدی

اهمیت و قدرت همکاری را دست کم نگیرید. چرا که درگیر شدن مشتری با فرایند پروژه، در خلق پروژه های عالی دیجیتال، حیاتی است.

  1. گزارش دهی دقیق تفاوت ها را مشخص می کند.

جستجو به دنبال یک معیار واحد در پنج مکان مختلف، نه تنها خسته کننده است، بلکه احتمالا آن معیار دقیق نیست. به شکل مشابه، انجام عملیات های غیر هماهنگ منجر به رویکرد پروژه محور( به جای مشتری محور) شده و نیز باعث گزارش دهی غیر دقیق می شود. بینش های عمیق و واضح تجاری، نتیجه داشتن یک سیستم مدیریتی مرتبط است که در آن داده های واقعی در سرتا سر آژانس، اطلاعات را تایید می کنند.

کار کردن بر مبنای یک بستر، به شما منبعی حقیقی در مورد امور پروژه ها، زمان و مدیریت وظایف را می دهد. مشاهده اینکه چه چیزی طبق برنامه عمل نمی کند، به شما اجازه می دهد تا پیش از آنکه دیر شود، اقدام کرده و نیز به جای منفعل بودن، به شکل فعالانه با امور برخورد کنید. به راه انداختن پروژه ها با کمک شرکتهای مدیریت پروژه باعث ۲۸ برابر به صرفه شدن پول در هنگام تکمیل پروژه ها می شود(pmi، ۲۰۱۷). در نهایت، ترکیب منابع، اطلاعات تجاری و پروژه ها در یک راه حل کلی، گزارش های دقیق تری فراهم می کند.

در اینجا می توانید در مورد ابزارهای گزارش دهی ای که برای پروژه ها قابل استفاده است، بیشتر بدانید.

مساله کلیدی

این امکان که با نظر کردن به یک نقطه از شرکت تان، بدانید درون آن چه می گذرد، به شما اجازه می دهد، که به جای منفعل بودن در برابر پروژه ها، در برابر مشتریان تان فعالانه عمل کنید.

  1. سلاح مخفی شما

به شکل موثرتری با هوش مصنوعی کار کنید. چرا؟ بدین دلیل ساده که هوش مصنوعی به شما این امکان را می دهد تا متوجه پروژه های به تاخیر افتاده یا منحرف شده شوید. امور یدی و خسته کننده پروژه را می توانید با استفاده از یک بستر مدیریتی هوش مصنوعی به سادگی انجام دهید. اعضای تیم به سرعت می توانند زمانشان را بر اساس یک وظیفه یا مدخل های زمانی پیشنهادی، تنظیم کنند و بدین ترتیب به شکل آسان تری امورشان را انجام دهند. به علاوه آژانس شما می تواند گزارشهای دقیقتری در مورد محل لازم برای صرف زمان و پروژه مربوطه دریافت کند.

بهبود ریز منابع با امور تخصیصی خودکار، روش انجام کار شما و مدیریت پروژه های آتی تان را پالایش می کند. چنین خودکار سازی ای با آزاد سازی زمان برای ارتباط با مشتریان، حمایت از کسب و کار آنها و به کمال رساندن ورودی شرکت شما در نقش سلاحی مخفی برای آژانس تان عمل می کند.

مساله کلیدی

اتخاذ رویکرد مشتری محور( نخست مشتری) بدین معنی است که شما زمان بیشتری نه تنها برای اجرای پروژه ها یتان بلکه بهبود آنها دارید.در اختیار داشتن بستری که همه چیز را به هم متصل می کند( همکاری های تیمی، برنامه ریزی پروژه ها، برنامه ریزی بودجه، پیش بینی، برنامه ریزی منابع، مدیریت ظرفیت ها، مدیریت وظایف) به آژانس شما این امکان را می دهد که با انجام هر پروژه، بر روابط با مشتریان نیز تمرکز کنید.