کاربرگ: برگزاری یک جلسۀ موفق تحلیل سوآت (SWOT)

کاربرگ: برگزاری یک جلسۀ موفق تحلیل سوآت (SWOT)

کاربرگ: برگزاری یک جلسۀ موفق تحلیل سوآت (SWOT)

کاربرگ: برگزاری یک جلسۀ موفق تحلیل سوآت (SWOT) 700 500 دکتر علی ناصرحجتی

گام ۱- توضیح دادن فرآیند

از آن­جا که وقت شرکت­کنندگان در جلسه ارزشمند است، مهم است که شرکت­کنندگان علت حضور خود در جلسه و نتایج موردانتظار جلسه را درک کنند.

  • توضیح دهید که هدف از برگزاری جلسه انجام تحلیل سوآت (SWOT) نیروی کار سازمان[۱] است. تحلیل سوآت (SWOT) را به صورت فرآیند مستندسازی نقاط قوت، ضعف، فرصت­ها و تهدیدهای سازمان تعریف کنید.
  • توضیح دهید که سازمان شما چگونه از نتایج جلسه استفاده خواهد کرد- توضیح دهید که نتایج از آن رو حائز اهمیت است که اطلاعات به عنوان زیربنای نیروی کار سازمان و برنامه­ریزی کسب­وکار/استراتژیک عمل خواهد کرد.
  • قبل از شروع کردن بخش تجاری جلسه، قواعد اساسی جلسه را معین کنید (مجموعۀ مورد توافقی از هنجارها دربارۀ چگونگی برگزاری جلسه)

نمونه­ای از قواعد اساسی جلسه

جلسات گروهی برای انجام تحلیل سوآت (SWOT) باید قواعد اساسی را بنا نهد که تعیین می­کند اعضای گروه چگونه می­خو­اهند جلسه برگزار شود. قواعد اساسی به افزایش کارایی جلسه و مشارکت اعضا کمک می­کند. قواعد اساسی باید در آغاز جلسه توسط اعضا تدوین شود و مورد توافق قرار گیرد. ده تا از          متداول­ترین قواعد اساسی برگزاری جلسه عبارتند از:

  1. احترام به یک­دیگر و خودداری از ایجاد هجمه­های شخصی.
  2. تصدیق کردن این که مخالفت نمودن ایرادی ندارد.
  3. گوش فرا دادن به دیگران، و عدم قطع کردن صحبت آن­ها.
  4. همه مشارکت کنند؛ هیچ­کس بر جلسه مسلط نشود، ارزش قائل شدن برای تفاوت­های اعضای گروه.
  5. احترام گذاشتن به محدودیت­های زمانی: سر وقت باشید، به موقع شروع کنید، به موقع تمام کنید.
  6. تصدیق کردن این که تمام ایده­ها به طور بالقوه ایده­های خوبی هستند، برای ارزیابی پیشنهادات عجله نکنید؛ عاری از پیش­داوری و تعصب باشید.
  7. پایبندی به دستور ­جلسه- ماندن روی تکالیف. معمولاً هدایت­کنندۀ جلسه یا فرد تعیین شدۀ دیگری به عنوان ناظم عمل می­کند و وظیفۀ تسهیل جلسه و اجرای دستورات و رعایت زمان­بندی

     جلسه را بر عهده دارد.

  • با مرور مطالب از پیش توزیع شده و آوردن هر گونه مطلب درخواست شده با خودتان برای جلسه اماده شوید.
  • به محرمانه بودن جلسه احترام بگذارید، هرچه در جلسه گفته می­شود باید در جلسه بماند.
  • ترتیبی اتخاذ کنید تا چیزی موجب قطع جلسه نشود؛ گوشی­های موبایل خود را خاموش کنید.

گام۲- لیست کردن نقاط قوت

از ترکیب بازخوردهای اعضای گروه، ایمیل­ها و نظرسنجی­ها، لیستی از نقاط قوت درونی سازمان تهیه کنید. نقاط قوت را مورد بحث قرار دهید و هر گونه پرسش یا ابهامی را روشن کنید. نمونه­هایی از نقاط قوت می­تواند شامل کارکنان باتجربه یا برنامۀ خوب آموزش کارکنان باشد.

گام۳- شناسایی نقاط ضعف

فرآیند به کار برده شده برای شناسایی نقاط قوت را به منظور تهیۀ لیستی از نقاط ضعف سازمان تکرار کنید. نقاط ضعف عوامل درونی هستند که می­توانند بر برنامه­ریزی نیروی کار تأثیر منفی بگذارند. نمونه­هایی از نقاط ضعف می­تواند شامل عدم وجود نظام­نامه­های رویه­ای یا فقدان برنامۀ مربی­گری کارکنان[۲] باشد. ممکن است نقطۀ قوتی نقطۀ ضعف هم باشد. برای مثال، کارکنان قدیمی به خاطر تجربه­شان می­توانند یک نقطۀ قوت باشند، اما ممکن است به دلیل نزدیک شدن زمان بازنشستگی نیروی کار، نقطۀ ضعف محسوب شوند.

گام ۴- لیست کردن فرصت­ها

فرآیند را برای لیست کردن فرصت­ها تکرار کنید. فرصت­ها بر خلاف عوامل درونی نقاط قوت و ضعف، عوامل بیرونی هستند. فرصت­ها می­توانند شامل برنامه­های آموزشی مربوطۀ جدید در مؤسسات آموزشی یا ظهور نیروی کار متنوع باشند.

گام ۵- شناسایی تهدیدها

فرآیند را برای شناسایی تهدیدات تکرار کنید. تهدیدات نیز عوامل بیرونی هستند. تهدیدات می­توانند بر برنامه­ریزی نیروی کار تأثیر منفی بگذارند و می­توانند شامل افزایش هزینۀ بیمۀ خدمات درمانی کارکنان یا کاهش بودجۀ دولتی مورد انتظار باشند. دوباره ممکن است یک فرصت، یک تهدید نیز به شمار رود. مثلاً، ابزارهای جدید فناوری ممکن است یک فرصت باشد، اما سطوح کارکنان را نیز تهدید می­کند.

گام ۶- تعیین اولویت­ها

وقتی شما نقاط قوت، ضعف، فرصت­ها و تهدیدها را شناسایی کنید، چهار لیست خواهید داشت. یک فرآیند    اولویت­بندی را به کار ببرید تا هر کدام از چهار لیست را به پنج اولویت بالا کاهش دهید. دو گزینه برای انجام این کار عبارتند از:

  1. به هر فرد در گروه پنج استیکر بدهید و آن­ها را مجبور کنید تا استیکرها را در کنار گزینه­هایی که ترجیح می­دهند، قرار دهند. آن­ها می­توانند پنج گزینۀ جداگانه را انتخاب کنند یا چند استیکر را روی گزینه­ای که به نظرشان قوی­تر است قرار دهند. گزینه­ای که بیش­ترین تعداد استیکرها را داشته باشد، جریان کار را تعیین خواهد کرد.
  2. از شرکت­کنندگان بخواهید تا با استفاده از مقیاس ۱ تا ۵، گزینه­ها را رتبه­بندی کنند، که امتیاز ۵ اولین انتخاب آن­ها را، ۴ دومین انتخابشان و … را نشان می­دهد. گزینۀ مورد نظر گزینه­ای است که بالاترین نمرۀ کل را جمع­آوری کند.

در صفحۀ بعد نمونۀ تکمیل شدۀ ماتریس سوآت (SWOT) با پنج اولویت بالا برای برنامه­ریزی نیروی کار سازمان خدمات انسانی آمده است.

گام ۷- بحث پیرامون گام­های بعدی

گام­های بعدی آغاز فرآیند تبدیل نتایج حاصل از بررسی محیطی و تحلیل سوآت (SWOT) به چیزی قابل اجرا است.  با پرسیدن سؤالات زیر گروه را تشویق کنید تا در مورد چهار لیست اولویت­بندی شده بحث کنند:

  • چگونه می­توانیم از نقاط قوتمان حداکثر استفاده را ببریم؟
  • چگونه بر تهدیدهای شناسایی شده غلبه کنیم؟
  • برای غلبه بر نقاط ضعف شناسایی شده به چه چیزی نیاز داریم؟
  • چگونه می­توانیم از فرصت­هایمان بهره ببریم؟

به اعضای گروه توضیح دهید که نتایج تلاش­هایشان در کسب وکار سازمان و برنامه­ریزی نیروی کار به شکل      طرح­های عملیاتی[۳] گنجانده خواهد شد.

نمونۀ تکمیل شدۀ ماتریس سوآت (SWOT)

نقاط ضعف (درونی)نقاط قوت (درونی)
بیش از ۵۰% از مدیران و سرپرستان واجد شرایط بازنشستگی هستندسازمان برنامۀ مربی­گری ارائه نمی­دهدسازمان فاقد ابزارهای فناوری در راستای کارآمدتر شدن استنظام­نامه­های رویه­ای نیاز به به­روزسانی دارندنیروی کار فعلی دارای تنوع نژادی/قومی چندانی نیستسازمان نیروهای باتجربه و دلسوز داردبرنامۀ آموزشی خوبی برای کارکنان جدید وجود داردمدیریت ارشد نسبت به برنامه­ریزی نیروی کار متعهد استکار کردن با کارمندان نیروی انسانی آسان است و مایلند ایده­های جدید استخدامی را امتحان کنند۵.     50% از کارکنان گواهی­نامۀ حرفه­ای دارند
تهدیدها (بیرونی)فرصت­ها (بیرونی)
تقاضا برای کارگران در یک رشته بر عرضۀ کارگران بالقوه فزونی داردبودجۀ دولتی کم­تری برای کمک­هزینه­های آموزشی در دسترس استبودجه و موقعیت­های تمام­وقت توسط مجلس محدود شده استمؤسسات آموزشی در حال کاهش تعداد دوره­های ارائه شده در این رشته هستندتعداد مراکز درمانی محلی به طور پیوسته در حال کاهش استابزارهای جدید فناوری اطلاعات می­تواند اشتراک گذاری سریع­تر داده را میان سازمان­ها و بازیابی اطلاعات مشتریان فراهم کند۲.      فرصت­های اشتراک­گذاری شغلی با سایر سازمان­ها وجود داردبسیاری از بازنشستگان نسل انفجار زاد و ولد[۴] در فکر بازگشتن به نیروی کار به صورت پاره­وقت هستندسازمان­های فدرال و ایالتی به ادغام خدمات        علاقه­مندنددانشگاه­ها به دنبال فرصت­های کارآموزی برای دانشجویان خود هستند

دستورالعمل­ها: برگزاری جلسات کارا و مؤثر

هنگام تشکیل جلسه برای تکمیل یک تحلیل سوآت (SWOT) یا انجام کسب­وکار دیگر، جلساتی پربارترند که به طور مؤثر و کارا برگزار شوند. در زیر تعدادی از توصیه­های جامع برای کمک به برگزاری روان­تر جلسات آمده است:

  1. دستور ­جلسه را قبل از جلسه توزیع کنید. هدف جلسه را تعیین کنید، موارد دستور ­جلسه و زمان تخصیص یافته به هر کدام را لیست کنید، و هر گونه مطالب مرجع را که باید پیش از جلسه مرور شود، در دستور جلسه وارد کنید.
  2. در اتاق جلسه دستور جلسه و اهداف جلسه را روی تخته یا فلیپ­چارت بنویسید. این کار کمک می­کند تا اعضای گروه تمرکز خود را بر تکالیف در دسترس حفظ کنند. از دستور جلسه پیروی کنید، سر وقت شروع کنید و به موقع تمام کنید.
  3. جلسۀ شما باید یک هدایت­کنندۀ جلسه یا فرد تعیین شدۀ دیگری را به عنوان ناظم داشته باشد. نقش ناظم این است که تمرکز بحث را بر روی موضوع جلسه حفظ کند، دستور جلسه و زمان را رعایت کند. در غیر این­صورت، جلسه به راحتی می­تواند از موضوع برنامه­ریزی نیروی کار به بحث و گفت­وگوی         شرکت­کنندگان پیرامون هر چیزی دربارۀ سازمان، منحرف شود. ناظم جلسه را با تعیین محدودیت­های زمانی، لیست کردن موارد خاص دستور جلسه، تعیین هدف جلسه، و کنترل کردن بحث، کنترل می­کند.
  4. معرفی کنید، اعضای گروه را مجبور کنید خودشان را معرفی کنند و بگویند کجا کار می­کنند یا چه کاری می­کنند.
  5. کاری کنید جلسه گرم شود و یخ حضار بشکند. این کار دو هدف دارد: ۱) مشارکت و ارتباطات را ترویج می­کند؛ ۲) به تیم­سازی[۵] و کار گروهی ترغیب می­کند.
  6. اعضای گروه را وادار کنید قواعد اساسی جلسه را تدوین و با آن موافقت کنند. این توافقات هنجارهای رفتار شرکت­کننده و چگونگی برگزار شدن جلسه را تعیین می­کند.
  7. همۀ اعضای گروه را به مشارکت کردن تشویق کنید و مطمئن شوید هیچ عضوی بر بحث تسلط نمی­یابد. طوفان فکری[۶] می­تواند در راستای ایجاد ایده­ها به کار گرفته شود، به خاطر داشته باشید که در طول طوفان فکری ایده­ها نباید ارزیابی یا نقد شوند.
  8. تعیین کنید که تصمیم­گیری چگونه خواهد بود. روش­های مختلفی برای تصمیم­گیری، از رأی­گیری تا ایجاد اجماع وجود دارد. روش تصمیم­گیری بر مبنای رأی اکثریت به حمایت بیش از ۵۰% اعضای گروه نیاز دارد، و از طریق رأی­گیری با بالا بردن دست یا رأی کتبی مخفی انجام می­شود. از تکنیک­های اولویت­بندی زیر نیز می­توان برای رسیدن به گزینه­ای که اکثریت از آن حمایت می­کنند، استفاده کرد:
    1. به هر فرد در گروه پنج استیکر بدهید و آن­ها را مجبور کنید تا استیکرها را در کنار گزینه­هایی که ترجیح می­دهند، قرار دهند. آن­ها می­توانند پنج گزینۀ جداگانه را انتخاب کنند یا چند استیکر را روی گزینه­ای که به نظرشان قوی­تر است قرار دهند. گزینه­ای که بیش­ترین تعداد استیکرها را داشته باشد، جریان کار را تعیین خواهد کرد.
  9. از شرکت­کنندگان بخواهید تا با استفاده از مقیاس ۱ تا ۵، گزینه­ها را رتبه­بندی کنند، که امتیاز ۵ اولین انتخاب آن­ها را، ۴ دومین انتخابشان و … را نشان می­دهد. گزینۀ مورد نظر گزینه­ای است که بالاترین نمرۀ کل را جمع­آوری کند.
  10. در مواقعی که رأی­گیری ساده ممکن است به نارضایتی برخی از اعضای گروه منجر شود، روش          تصمیم­گیری اجماعی می­تواند به منظور جلوگیری از «برندگان» و «بازندگان» استفاده شود. اجماع مستلزم این است که اکثریت یک روش خاص را تأیید کنند، اما اقلیت موافقت کنند که با جریان کار همراه شوند. نیاز نیست همۀ اعضای گروه در تصمیم­گیری مشارکت کنند، اما همۀ اعضای گروه باید بتوانند با این تصمیم زندگی کنند و از آن حمایت کنند.
  11. تمرکز بحث بر موارد دستور جلسه را حفظ کنید تا از هدر رفتن زمان با بحث کردن اعضای گروه پیرامون موارد خارج از دستور جلسه جلوگیری کنید. نظرات ممکن است جالب باشد، اما به احتمال زیاد برای اهداف جلسه مفید نیست.
  12. مسائلی را که حائز اهمیت هستند اما از دستور جلسه خارجند را بر روی فلیپ­چارت یا تخته ثبت کنید و کنار بگذارید تا درجلسات بعدی مورد مداقه و در دستور کار قرار گیرند.
  13. پیش از موکول کردن جلسه به وقت دیگر نتایج و فرجام جلسه را خلاصه کنید، تمام اقدامات و کسی که مسئول انجام آن­هاست و زمان­بندی هر اقدام را ثبت کنید.
  14. یک بررسی انجام دهید. این بررسی فرصتی را در اختیار اعضای گروه قرار می­دهد تا افکار خود را در خصوص روند جلسه، چه چیزی خوب پیش رفت و آن­چه می­توان برای بهبود جلسات آینده انجام داد، به اشتراک بگذارند.

[۱] agency’s workforce

[۲] employee mentoring program

[۳] action plans

[۴] retired baby boomers

[۵] team building

[۶] brainstorming