نحوه ی نوشتن یک طرح پروژه ی موفق در شش مرحله ی ساده

59

نحوه ی نوشتن یک طرح پروژه ی موفق در شش مرحله ی ساده

نحوه ی نوشتن یک طرح پروژه ی موفق در شش مرحله ی ساده 700 500 دکتر علی ناصرحجتی

طرح های پروژه اغلب به عنوان چیزی شناخته می شوند که در تئوری خوب است، اما در عمل خیر. چرا؟ احتمالاً این مسئله ارتباط زیادی با نحوه ایجاد آن ها دارد – بدون آماده سازی مفید و پیگیری ذینفعان، می توان آن ها را به سرعت کنار گذاشت.

این راهنمای شش مرحله ای و سطح بالا ، به شما کمک می کند تا یک طرح پروژه بنویسید و توصیه هایی را برای نرم افزار مدیریت پروژه ارائه دهید که هر مرحله از فرآیند را ساده تر می کند.

طرح پروژه چیست؟

طرح پروژه شما یک سند رسمی است که خلاصه ای از اهداف و مقاصد کل پروژه، وظایف خاص و این که موفقیت چگونه به نظر میرسد ، را ارائه می دهد.

علاوه بر تعیین هدف، پروژه ی شما، باید سایر موارد قابل تحویل مرتبط با پروژه را نیز شامل شود، مانند:

• جدول زمانی و نمودار گانت برای نقاط عطف کلیدی

• طرح های ارتباطی

• ساختار شکست کار – به خصوص اگر چندین عضو تیم دارید که روی وظایف مختلف یا همزمان کار می کنند (در این صورت ممکن است به یک برنامه ریز پروژه نیز نیاز داشته باشید)

• منابع لازم برای تکمیل پروژه مانند ابزارهای مدیریت پروژه، پول نقد، مترجمان آزاد و غیره

به طور خلاصه، طرح پروژه شما به عنوان یک هاب مرکزی برای تعریف، سازماندهی، اولویت بندی و تخصیص فعالیت ها و منابع در طول مراحل کار پروژه شما عمل می کند.

چرا برنامه های پروژه مهم هستند؟

بیش از نیمی از پروژه ها چیزی به نام خزش دامنه را تجربه می کنند. اینجاست که تیم در نهایت کار بیشتری نسبت به برنامه ریزی اولیه انجام می دهد. از بسیاری از این موارد می توان با در نظر گرفتن توقف های غیر منتظره یا تغییرات شرایط در برنامه پروژه خود اجتناب کرد. طرح پروژه همچنین تشخیص دقیق زمان بروز مشکلات را آسان می کند، بنابراین می توانید برای پروژه های آینده آمادگی بیشتری داشته باشید.

اگر به اعداد مربوط به مدیریت پروژه نگاه کنید، به راحتی می توانید متوجه شوید که یک طرح مدیریت پروژه می تواند تأثیر مثبتی داشته باشد – ۵۰٪ پروژه ها به موقع تکمیل نمی شوند و ۴۵٪ پروژه ها از بودجه تعیین شده فراتر هستند. یک طرح پروژه می تواند با شناسایی زودهنگام این مسائل به کاهش هزینه های بیش از حد فریبانه و دیر برگشت کمک کند.

طرح های پروژه monday.com را امتحان کنید.

به تیم های ۱۲۵K+ که از monday.com استفاده می کنند بپیوندید.

آیا برای ثبت نام مشکل دارید؟

با ما تماس بگیرید، ما تمام وقت اینجا هستیم،

نحوه ایجاد طرح پروژه در شش مرحله

هیچ قانون سخت و سریعی برای طرح پروژه وجود ندارد. با این حال، توصیه می کنیم از شش سوال زیر به عنوان سکوی پرشی برای ایجاد طرح پروژه استفاده کنید.

۱. آیا باید با یک خلاصه ی اجرایی شروع کنید؟

خلاصه اجرایی در ابتدای طرح پروژه شما قرار می گیرد و باید نکات کلیدی طرح پروژه را خلاصه کند. باید هدف طرح پروژه را مجدداً بیان کند، نکات اصلی طرح را برجسته کند و هر گونه نتیجه، دست آورد یا توصیه ‌ای از پروژه را شرح دهد.

حتی اگر در ابتدای طرح پروژه شما باشد، چیزی است که در آخر نوشته می شود ، زیرا نکات اصلی را از بقیه برنامه خود بیرون می آورید.

خلاصه اجرایی نباید بیشتر از یک صفحه باشد و باید یک نمای کلی از موارد زیر ارائه دهد :

• اهداف و مقاصد پروژه

• روش / چارچوب پروژه انتخابی شما

• تحویل نهایی و معیارهای پذیرش

• خطرات حوزه کلیدی و اقدامات متقابل

• خلاصه ای از نقاط عطف

• مروری بر جدول زمانی پروژه و ریسک های مبتنی بر برنامه

• برآورد منابع و مخارج

این تصور فوری از پروژه شما درک آن را برای سهامداران کلیدی که به طور فعال در ساز و کار پروژه درگیر نیستند، آسان می کند. برای مدیران پروژه، خلاصه اجرایی به عنوان یادآوری سریع هدف، محدوده، انتظارات و محدودیت ‌های پروژه است. از آن جایی که یک سوم پروژه ها اهداف اصلی خود را برآورده نمی کنند، مهم است که مدیران پروژه به طور منظم برنامه پروژه را بررسی کنند تا در مسیر باقی بمانند.

۲. محدوده پروژه چیست؟

بدتر از شروع یک پروژه فقط برای افزایش آن ، چند چیز دیگر وجود دارد. با تعریف محدوده پروژه، مرزها را برای تاریخ شروع و پایان یک پروژه و همچنین انتظارات در مورد محصولات تحویلی و این که چه کسی درخواست ها را تأیید می کند – و چه چیزی شایسته تایید است – در طول یک پروژه تعیین می کنید.

همچنین شامل ترسیم خطرات بالقوه مرتبط با برآوردن این انتظارات و ارائه اقدامات متقابل برای کاهش این خطرات است. شناسایی دقیق این که چه کسی مسئول ردیابی این خطرات است ضروری است.

این مرحله به شما کمک می ‌کند از خزش دامنه یا افزایش تمایلات یک پروژه در طول مراحل کار پروژه جلوگیری کنید. سازمان ‌ها از این شکایت دارند که نیمی از پروژه‌ هایشان خزش دامنه را تجربه می ‌کنند، با این حال تنها ۲۷ درصد از سازمان ‌ها هر بار برای ایجاد یک سند محدوده تلاش می‌ کنند.

۳. چگونه پروژه خود را ساختار خواهید داد؟

چارچوب های مختلفی وجود دارد که می توانید برای هدایت پروژه خود از آن ها استفاده کنید و این بر سازمان های گردش کار شما و نحوه تولید و تخصیص موارد قابل تحویل تأثیر می گذارد.

برای مثال، اگر از چارچوب waterfall استفاده می‌کنید، همه چیز را از قبل برنامه ‌ریزی می ‌کنید، در هر مرحله از توسعه به‌ طور متوالی کار می‌ کنید و صاحبان وظایف تخصصی کار خود را در زمان مشخصی اجرا می‌ کنند.

به یاد داشته باشید که ایجاد وابستگی های بیش از حد در ساختار پروژه شما می تواند بر موفقیت شما تأثیر منفی بگذارد، بنابراین سعی کنید راه هایی را بیابید که تیم ها بتوانند به طور مستقل کار کنند تا به تحویل به موقع دست پیدا کنند. همچنین خوب است در نظر بگیرید که چه تعداد تایید کننده برای حفظ نظم و همچنین برای جلوگیری از تنگناها لازم است.

مهم تر از هر چیز دیگری، گنجاندن زمان های تعیین شده برای اشتراک دانش تیمی است، تا پروژه های شما موفق تر شوند. از ساختارهای ارتباطی که برای تشویق همکاری از آن هااستفاده می کنید ، نت برداری کنید.

۴. چه منابعی در دسترس دارید؟

منابعی را که برای این پروژه در دسترس دارید تعریف کنید:

• تیم
• زمان
• بودجه
• فن آوری
• منابع فیزیکی

هنگام ارزیابی نیازهایتان باید دقیق باشید، در غیر این صورت کیکی با تمام مواد اولیه ی اشتباه می ‌پزید. یک مدیر منابع یا مدیر پروژه می تواند این امر را رهبری کند.

به عنوان مثال، زمانی که تیم ها افراد بسیار ماهر مناسبی داشته باشند، احتمال موفقیت پروژه ها ۳۰ درصد بیشتر است. با این حال، یک سوم از مردم باور ندارند که تیم‌ هایشان تمام مهارت ‌های مناسب برای پروژه را دارند که این یک دستورالعمل برای شکست است.

کمیت اعضای تیم نیز مهم است – اگر نسبت کار به افراد موجود کم باشد، کارایی و کیفیت آسیب خواهد دید. اگر می خواهید منابع خود را به طور مؤثر برای برآورده کردن انتظارات تخصیص دهید، باید در مورد محدودیت های منابع واقع بین باشید.

برای مثال، این مسئله ممکن است به معنای تنظیم بازه‌ های زمانی در صورت کمبود پرسنل یا افزایش بودجه در صورت نیاز به تجهیزات تخصصی بیشتر باشد.

۵. جدول زمانی شما چگونه است؟

سازمان ‌هایی که چارچوب ‌های زمانی را در برنامه‌ های پروژه پیاده‌ سازی می ‌کنند، ۵۲ درصد بیشتر احتمال دارد که موفق شوند. با این وجود ، ۸۰٪ از پروژه ها همیشه برنامه های پایه را تنظیم نمی کنند. احتمالاً به همین دلیل است که ۴۳٪ از سازمان ها می گویند که به ندرت یا هرگز پروژه های موفق را به موقع انجام نمی دهند.

از این نظر، عاقلانه است که یک بخش زمانبندی پروژه را به برنامه پروژه خود اضافه کنید. این بخش از برنامه شما باید انتظاراتی را در مورد زمان تحویل و نحوه پایبندی به جدول زمانی یا تقویم پروژه خود تعیین کند.

بسته به چارچوبی که انتخاب می کنید، برنامه پروژه شما کمی متفاوت به نظر می رسد.

وظایفی که شما دارید به ظرفیت تیم شما بستگی دارد. در این بخش، شما باید حداکثر تعداد WIP هایی را که می توانید در هر ستون در هر زمان داشته باشید، تنظیم کنید.

۶. چگونه تغییرات را مدیریت خواهید کرد؟

سازمان ها کنترل تغییر را در ۳ چالش اصلی پروژه خود قرار می دهند. اگر یک برنامه مدیریت تغییر را تثبیت نکنید، تیم شما نمی‌ داند وقتی تغییرات برنامه ‌ریزی نشده اتفاق می ‌افتند چه واکنشی انجام دهد. یک برنامه مدیریت تغییر پویا، مراحلی را که باید دنبال کرد و زمانی که تغییرات پیش ‌بینی ‌نشده رخ می ‌دهند باید به آن مراجعه کرد را مشخص می‌ کند.

یکی از بخش های کلیدی این امر وجود ابزار مدیریت تغییر است. monday.com Work OS به اندازه کافی منعطف است تا به شما در مدیریت تمام بخش ‌های مراحل کار پروژه – از برنامه ‌ریزی و نظارت گرفته تا گزارش ‌دهی و مدیریت منابع کمک کند. بیایید نگاهی به چند الگو بیندازیم که می‌ توانند به شما در شروع کار کمک کنند — ما بیش از ۲۰۰ الگو داریم!

۵ الگوی برنامه ریزی پروژه که به شما کمک می کنند تا یک طرح پروژه خوب بنویسید.

قالب‌ های monday.com می‌ توانند هنگام تجسم هر بخش از طرح پروژه شما را نجات دهند، و شروع به کار را آسان می ‌کنند. این ۵ الگوی طرح پروژه را برای شروع فرآیند برنامه ریزی پروژه خود امتحان کنید.

۱. پروژه خود را ساختار دهید.

به دنبال یک الگوی طرح کلی پروژه هستید؟ اگر از چارچوب Waterfall استفاده می کنید، این داشبورد نمای کلی پروژه بسیار مفید است.

با استفاده از این الگوی بسیار بصری توسط monday.com، می‌ توانید پروژه‌ های فرعی خود را بر اساس دوره‌ های زمانی تعیین ‌شده ساختار دهید و پرسنل پاسخگو را به هر مرحله اختصاص دهید.

هر پروژه را اولویت بندی کنید و یک جدول زمانی اضافه کنید تا نشان دهد چه زمانی قابل تحویل است.

۲. منابع خود را برنامه ریزی کنید.

مدیریت منابع با این الگوی کاربردی برای استفاده از monday.com بسیار آسان است.

از این داشبورد برای سازماندهی تمام منابع پروژه خود استفاده کنید – از ابزارهای تکنولوژیکی گرفته تا کارکنان متخصص.

شما می توانید منابع را به افراد اختصاص دهید و بر اساس بازه های زمانی تعیین کنید تا کارکنان شما بدانند در چه مرحله ای مسئول چه منابعی هستند. افزودن یک مکان باعث می ‌شود تیم ‌ها بدانند که منابع را در کجا تحویل دهند، در حالی که از یک مرحله به مرحله دیگر منتقل می ‌شوند و می‌ توانند این را در برنامه تلفن همراه ما بررسی کنند.

۳. بودجه پروژه خود را محاسبه کنید.

زمانی که بتوانید تمام هزینه های خود را در یک مکان ببینید، برنامه ریزی بودجه بسیار آسان تر است.

به همین دلیل است که این الگوی مدیریت هزینه پروژه از monday.com بسیار مفید است.

هر پروژه فرعی را اضافه کنید و هزینه های پیش بینی شده را برنامه ریزی کنید و مجموع را به هر بخش اختصاص دهید. می توانید از این سند برای تخمین بودجه مورد نیاز و ثبت بودجه پروژه تایید شده خود استفاده کنید. سپس می ‌توانید از داشبوردها یا گزارش‌ های ما برای مشاهده اطلاعات به شیوه ‌ای متفاوت و رنگارنگ ‌تر استفاده کنید.

۴. برنامه زمانبندی پروژه خود را ترسیم کنید.

برنامه های خود را با این الگوی جدول زمانی پروژه برنامه ریزی کنید.

در حالی که اگر با چارچوب کانبان کار می کنید، این داشبورد واقعا مناسب نیست، اما برای کسانی که تحت چارچوب های Waterfall یا Scrum کار می کنند، ایده آل است.

برای پروژه های Waterfall، نقاط عطف خود را اضافه کنید، یک جدول زمانی را پیوست کنید، و تعدادی از روزهای کاری را برای تکمیل وظایف برای هر نقطه عطف اختصاص دهید.

رهبر تیم را برای هر مرحله تگ کنید تا مدیران پروژه بدانند که مسئولیت کدام نقاط عطف را بر عهده دارند.

در طول اجرای پروژه، تیم ها می توانند از نوار وضعیت برای پیگیری پیشرفت استفاده کنند. آن ها همچنین می ‌توانند با کلیک کردن روی هر مورد، به ‌روز رسانی ‌هایی را به هر نقطه عطف اضافه کنند، که همکاری بین تیمی را تشویق می ‌کند.

برای پروژه‌ های Scrum ، می‌ توانید داشبورد را با Sprints سازماندهی کنید، و در صورت تصمیم ‌گیری، وظایف خاصی را اضافه کنید.

۵. خطرات احتمالی پروژه را بررسی کنید.

تمام محدوده پروژه خود را در این الگوی ثبت ریسک برنامه تجسم کنید.

هیچ چیز بهتر از یک سیستم کد گذاری رنگی واضح برای مشخص کردن مواردی که تجارت بسیار خطرناکی هستند وجود ندارد. از نوارهای وضعیت رنگی برای نشان دادن وضعیت ریسک، احتمال خطر و تأثیر ریسک برای محدوده و برنامه پروژه خود استفاده کنید.

حتی می ‌توانید ریسک ‌ها را دسته‌ بندی کنید، صاحب ریسک اضافه کنید و استراتژی‌ های کاهش را پیشنهاد دهید. به این ترتیب سایر اعضای تیم پروژه می دانند که اگر این خطرات شروع به تبدیل شدن به اشکالات واقعی کنند، چه کاری انجام دهند.

برنامه مدیریت پروژه خود را با ابزار مناسب بهینه کنید

برنامه های پروژه بخش مهمی از موفقیت تیم شما هستند.