متد ۵W1H چیست؟

متد 5W1H چیست؟

متد ۵W1H چیست؟

متد ۵W1H چیست؟ 700 500 دکتر علی ناصرحجتی

متد 5W1H

همه‌ کسب و کارها به صورت روزانه با مشکلات و مسائل متعددی رو به رو می‌ شوند.

برخی از این مشکلات بسیار واضح هستند و و راه‌ حل آن‌ ها نیز ساده است در حالی که برخی دیگر، پیچیده‌ تر می‌ باشند و به تعمق بیشتری برای حل آن‌ ها نیاز است.

برای چنین مسائلی (پیچیده)، پرسیدن سؤالات درست، جمع‌ آوری اطلاعات صحیح و بررسی آن‌ ها از همه جهت، بسیار مهم است.

روش 5W1H، می‌ تواند در این زمینه به شما کمک کند.

رودیارد کیپلینگ، نویسنده‌ برنده‌ نوبل می‌ گوید:

“من به شش مرد صادق، خدمت می‌ کنم. آن‌ ها هر چه را که اکنون می‌ دانم را به من آموختند.

نام آن‌ ها چه چیزی، چرا، چه وقتی، چطور، چه جایی و چه کسی است.”

متد 5W1H چیست؟

متد 5W1H مخفف شش سؤال زیر است: چه چیزی (What)، چرا (Why)، چه وقتی (When)، چطور (How)، چه جایی (Where) و چه کسی (Who).

این متد، شامل پرسیدن مجموعه‌ ای از سؤالات سیستماتیک است.

در واقع از متد 5W1H، به منظور جمع‌ آوری تمامی داده‌ های لازم برای تهیه‌ گزارشی از وضعیت موجود با هدف شناسایی ماهیت واقعی مشکل و همچنین توصیف دقیق زمینه‌ آن، استفاده می‌ شود.

جمع‌ آوری داده‌ های کیفی و جامع در فرآیند های تجزیه و تحلیل حیاتی، ضروری است.

به همین دلیل استفاده از سؤالات بی جواب یا Open Questions که به پاسخ‌ های پشتیبان نیاز دارند، به روشن‌ تر شدن و ترسیم مشکل، کمک به سزایی می‌ کند.

زمانی که تمامی ابعاد یک مشکل را شناسایی نمایید می‌ توانید پیشنهادات بهتری را برای اقدامات اصلاحی درست، ارائه دهید.

گاهی اوقات به این شیوه، متد W5 نیز می‌ گویند و “چطور یا How” را در آن نادیده می‌ گیرند چرا که با این الگو مطابقت ندارد؛ اما با این وجود اکثر از هر ۶ جزء، استفاده می‌ شود.

خوب است که بدانید نوع دیگری از متد 5W1H وجود دارد که شامل یک سؤال اضافی به شکل “چقدر یا How Much” است.

در چنین حالتی، متد 5W2H ایجاد می‌ شود.

در این مقاله به How Much هم اشاره خواهیم کرد اما تمرکز اصلی ما بر خود متد 5W1H است.

متد 5W1H برای چه کاری استفاده می‌شود؟

متد 5W1H کاربردهای زیادی دارد به نحوی که هر کدام با دیگری متفاوت است.

از آن جایی که این متد بسیار ساده و انطباق‌ پذیر است می‌ توان از آن برای انواع ساختارها، پیکربندی‌ ها و مشکلات، استفاده کرد.

بنابراین می‌ توان از متد 5W1H در تمامی سطوح کسب و کار استفاده کرد:

  1. در سطح استراتژی، به عنوان مثال برای طراحی یا بهبود استراتژی نفوذ در بازار
  2. در سطح مدیریت، برای بهبود سازمان و انواع فرآیندها در طول جلسات طوفان فکری
  3. در سطح کیفیت، به عنوان یک ابزار پشتیبان مناسب برای حل مشکلات
  4. در سطح نوآوری، برای تقویت ظهور ایده‌ ها و راه‌حل‌ ها به منظور پیشرفت
  5. به طور کلی در سطح مدیریت پروژه

مزایای متد 5W1H

قدرت متد 5W1H در چهار زمینه‌ کلیدی نهفته‌ است:

  1. سادگی: بدون نیاز به افراد متخصص یا آموزش گسترده برای موفق بودن در پرسیدن این سؤالات
  2. سیستماتیک: کلید موفقیت این است که این سؤالات به صورت مکرر پرسیده شوند.
  3. تطبیق‌پذیری و همه‌کاره بودن: می‌ توان از این متد برای طراحی یک فرآیند جدید و اجرای یک اقدام اصلاحی، استفاده کرد.
  4. جامع بودن: از متد 5W1H برای به دست آوردن یک نمای جامع و ۳۶۰ درجه از مشکل و مسیر حل آن، استفاده می‌ کنند.

پیاده‌ سازی و کاربردهای متد 5W1H

متد 5W1H به ۳ مرحله‌ اصلی تقسیم می‌ شود:

  • شرح وضعیت اولیه
  • تعیین و اولویت‌ بندی عوامل کلیدی
  • پیشنهاد اقدامات مناسب و مؤثر

سؤالات 5W1H برای تعیین وضعیت اولیه (مرحله‌ 1) استفاده می‌ شوند.

بر اساس پاسخ‌ ها و بررسی کلی به دست آمده می‌ توانید عوامل بحرانی را بیابید (مرحله‌ 2) و سپس راه‌ حل‌هایی برای آن‌ ها ارائه دهید (مرحله‌ی ۳).

در ادامه، لیستی از نمونه سؤالات و توضیحات را در زیر مشاهده می‌ کنید:

۱. چه چیزی؟ (What?)

توضیح: شرح کار، فعالیت، مشکل و هدف پروژه.

اهداف: هدف، اقدامات، رویه‌ ها، ماشین‌ ها و غیره.

نمونه سؤالات: مشکل یا خطر چیست؟ وضعیت، چگونه است؟ ویژگی‌ های محصولات چه چیزهایی هستند؟ خدمات شما چگونه کار می‌ کنند؟

۲. چه کسی؟ (Who?)

توضیح: تعیین ذینفعان و سهامداران درگیر، افراد مسئول یا متأثر.

اهداف: مدیران، مشتریان، تأمین‌ کنندگان، قربانیان، کسانی که به طور مستقیم درگیر هستند و غیره.

نمونه سؤالات: چه کسی مسئول است؟ چه کسی مشکل را یافت؟ از چه کسی توقع انجام کار وجود دارد؟

۳. چه جایی؟ (Where?)

توضیح: شرح مکان یا موقعیت مورد نظر.

اهداف: محل، کارگاه، ایستگاه کاری و غیره.

نمونه سؤالات: مشکل اصلی به کجا اعمال می‌ شود؟ آیا دسترسی به محل آسان است؟ مشکل اصلی در کدام دستگاه قرار دارد؟

۴. چه وقتی؟

توضیح: زمانی را تعیین کنید که موقعیت در آن رخ داده‌ است، می‌ دهد یا خواهد داد.

اهداف: تاریخ، مدت زمان، فرکانس و غیره.

نمونه سؤالات: چقدر طول می‌ کشد؟ تاریخ نصب آن چه زمانی است؟ هر چند وقت یکبار مشکل ایجاد می‌ شود؟

۵. چطور؟ (How?)

توضیح: شیوه، مراحل و روش به کارگرفته را شرح دهید.

اهداف: رویه‌ ها، روش‌ های سازمانی، اقدامات، ابزارها و تکنیک‌ های مورد استفاده و غیره.

نمونه سؤالات: تحت چه شرایطی؟ دپارتمان شما به چه شیوه‌ ای سازماندهی شده‌ است؟ از چه روش‌ هایی استفاده می‌ شود؟ از چه منابعی استفاده می‌ شود؟

۶. چقدر؟ (How Much?)

توضیح: منابع و تجهیزات مورد نیاز را تعیین کنید.

اهداف: مقادیر، بودجه و غیره.

نمونه سؤالات: هزینه‌ های لازم چقدر هستند؟ چه منابعی مورد نیاز هستند؟ به چه تعداد نفر در روز (Man days) نیاز است؟

۷. چرا؟ (Why?)

توضیح: هدف، انگیزه و دلیل پشت یک روش کاری را توضیح دهید.

اهداف: اهداف، مقاصد، توجیهات و غیره.

نمونه سؤالات: هدف مورد نظر چیست؟ چرا این آموزش یا این تجهیزات را انتخاب کردید؟

سؤالات “چرا” برای درک بهتر شما، ضروری هستند.

به همین دلیل پس از هر پاسخی به سؤالات دسته‌ های دیگر (۴W1H دیگر)، از این سؤال استفاده کنید.

سخن آخر

متد 5W1H به شرطی که به درستی کنترل شده و به طور عاقلانه از آن استفاده شود، یک روش مهم برای درک بهتر و ترسیم یک موقعیت می‌ باشد.

در واقع شما می‌ توانید با استفاده از این متد، راه‌ حل‌ های مؤثری برای مشکلات پیش روی خود ارائه دهید.

همچنین استفاده از متد 5W1H به ایجاد و بهبود پویایی مثبت در کسب و کار شما، کمک به سزایی می‌ کند.

در این مقاله با بررسی مهم‌ ترین نکات و موارد مرتبط با متد 5W1H سعی کردیم تا شما را در این زمینه راهنمایی کنیم.