متد ۵W1H: تعریف و کاربرد مدیریت پروژه

متد 5W1H: تعریف و کاربرد مدیریت پروژه

متد ۵W1H: تعریف و کاربرد مدیریت پروژه

متد ۵W1H: تعریف و کاربرد مدیریت پروژه 700 500 دکتر علی ناصرحجتی

در هر کسب و کاری نیاز است تا تمامی زمینه‌ ها، اهداف و محدودیت‌ ها را درک و ارزیابی نمایید. چنین تجزیه و تحلیلی به شما کمک می‌ کند تا به بهترین شیوه بتوانید مشکلات را بیابید و به آن‌ ها نزدیک شوید. برای دست‌یابی به چنین تفکر ارزشمندی باید از ابزار ساده، قابل اعتماد و پرکاربردی استفاده کنید: متد ۵W1H. در این مقاله، علاوه بر تعریف این متد به ۴ نمونه از کاربردهای آن در مدیریت پروژه، اشاره خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

در هر کسب و کاری نیاز است تا تمامی زمینه‌ ها، اهداف و محدودیت‌ ها را درک و ارزیابی نمایید.

چنین تجزیه و تحلیلی به شما کمک می‌ کند تا به بهترین شیوه بتوانید مشکلات را بیابید و به آن‌ ها نزدیک شوید.

برای دست‌ یابی به چنین تفکر ارزشمندی باید از ابزار ساده، قابل اعتماد و پرکاربردی استفاده کنید: متد 5W1H.

در این مقاله، علاوه بر تعریف این متد به ۴ نمونه از کاربردهای آن در مدیریت پروژه، اشاره خواهیم کرد.

با ما همراه باشید.

تعریف

این متد با عنوان متد پرسشی یا روش 5W نیز شناخته می‌ شود.

متد 5W1H مخفف این ۶ سؤال است: چه چیزی (What)، چه کسی (Who)، چه جایی (Where)، چه وقتی (When)، چطور (How) و چرا (Why).

این تکنیک به شما این امکان را می‌ دهد تا بتوانید درک بهتری از یک موقعیت به دست آورید.

همچنین با استفاده از تجزیه و تحلیلی که متد 5W1H دارد می‌ توانید مشکلات را تشخیص دهید.

متد 5W1H به شما کمک می‌ کند تا بتوانید اطلاعات مورد نیاز برای درک بهتر، شفاف‌ سازی، ساختاربندی و چارچوب‌ بندی یک موقعیت را کسب کنید.

در واقع چنین طرز فکری این امکان را به شما می‌ دهد تا تمامی ابعاد را از دیدگاه‌ های مختلف بررسی کنید.

متد 5W1H محبوبیت زیادی در میان روزنامه‌ نگاران دارد.

البته در سایر زمینه‌ ها نیز از این متد استفاده می‌ شود.

در واقع این متد به شما کمک می‌ کند تا سؤالات درستی را بپرسید، پرس و جوهای خود را گسترش دهید و اطلاعات مناسب را به دست آورید.

تمامی موارد ذکرشده باعث می‌ شوند تا بتوانید بهترین راه‌ حل‌ ها را بیابید.

با استفاده از متد 5W1H می‌ توانید تمامی اعضای تیم خود را راهنمایی کرده و تمامی عناصر مورد نیاز برای درک کامل و عینی را جمع‌ آوری نمایید.

۴ نمونه از کاربردهای متد 5W1H در مدیریت پروژه

متد 5W1H، شیوه‌ محبوبی است که استفاده از آن بسیار ساده است.

در زیر، چند نمونه از کاربردهای متد 5W1H را مشاهده می‌ کنید.

۱. برای تعریف پروژه‌ خود

پیش از آن که پروژه را آغاز کنید می‌ توانید با استفاده از متد 5W1H، تمامی جزئیات پروژه را درک کرده و سازماندهی نمایید.

روش پرسش و پاسخی که این متد دارد، ابزار مفیدی را برای تعریف تمامی جنبه‌ های یک پروژه فراهم می‌ کند.

  1. چه چیزی: پروژه چیست؟ اهداف شما چه چیزهایی هستند؟
  2. چه کسی: مشتری کیست؟ کاربران چه کسانی هستند؟ اعضای تیم چه کسانی هستند؟
  3. چه جایی: پروژه کجا انجام می‌شود؟
  4. چه وقتی: تاریخ ارسال پروژه چه زمانی است؟ چه زمانی شروع می‌شود؟ چقدر طول می‌ کشد؟
  5. چطور: برای ایجاد پروژه، کدام یک از ابزارهای مالی، منابع انسانی و منابع فنی مورد نیاز هستند؟ با چه وسیله‌ ای پیشرفت خواهید کرد؟
  6. چقدر (How many): چه مقدار بودجه در اختیار دارید؟ چه مواردی باعث تأخیر در تحقیق می‌ شوند؟
  7. چرا: به چه دلیلی پروژه را آغاز کردید؟ هدف شما چیست؟

۲. برای حل مشکلات

متد 5W1H به شما این امکان را می‌ دهد تا با پرسیدن سؤالات درست، یک موقعیت بالقوه‌ مشکل‌ ساز ایجاد کنید.

  1. چه چیزی: شرح مشکل
  2. چه کسی: طرف‌ های مسئول
  3. چه جایی: محل مشکل
  4. چه وقتی: ویژگی‌ های زمانی مشکل (در چه مقطعی از زمان، چند وقت یکبار)
  5. چطور: اثرات مشکل
  6. چرا: دلایل و علت‌ های مشکل

۳. رهبری و مدیریت یک جسله/طوفان فکری

برای افزایش بهره‌ وری نیاز است تا اهداف، دستورالعمل‌ ها و آمادگی جلسات (مانند طوفان فکری)، سازماندهی شده باشند.

در صورتی که ساختاربندی جلسات به شیوه‌ درستی انجام نشود ممکن است که حس جلسه به سرعت از بین برود و به یک جلسه‌ طولانی، زمان‌ بر و غیرمولد تبدیل شود.

با استفاده از روش 5W1H می‌ توانید موضوع جلسه را به صورت دقیقی تعیین کنید.

همچنین می‌ توانید برای تمامی شرکت‌ کنندگان در جلسه دعوت‌ نامه ارسال کنید.

همچنین زمانی که از این متد استفاده کنید می‌ توانید اطلاعات دقیق و مرتبط تمامی شرکت‌ کنندگان (اولویت‌ ها، چه کسی چه کاری را انجام می‌ دهد و غیره) را از پیش تهیه کنید.

با کمک این متد و اطلاعات، دیگر نیازی به پرسیدن سؤالات بیهوده نخواهید داشت که در نتیجه، زمان شما تلف نخواهد شود.

همچنین متد 5W1H به نوشتن صورت جلسات نیز کمک به سزایی می‌ کند.

۴. یکپارچه‌ سازی ارتباطات و استراتژی بازاریابی

در مدیریت پروژه مانند بسیاری از فیلدهای کاری دیگر، ارتباطات، کلیدی برای همکاری مؤثر و موفق می‌ باشد.

متد 5W1H تأثیر زیادی بر بازاریابی و ارتباطات دارد و به شما کمک می‌ کند تا نوع برنامه‌ ای که باید اجرا شود را تعیین کنید.

  1. چه چیزی: مشکل چیست؟ محصولات و خدماتی که برای برقراری ارتباط با دیگران از آن‌ ها استفاده خواهید کرد چه مواردی هستند؟
  2. چه کسی: چه کسانی، مخاطبان هدف شما هستند؟ با چه کسی ارتباط برقرار خواهید کرد؟ کدام یک از اعضای تیم شما بر مشاغل مختلف نظارت خواهند داشت؟
  3. چه جایی: اطلاعات مورد نیاز خود را از کجا به دست خواهید آورد؟ مکان‌ هایی را که دوست دارید با آن‌ ها ارتباط برقرار کنید چه جاهایی هستند؟
  4. چه وقتی: چند وقت یکبار ارتباط برقرار می‌ کنید؟ برنامه‌ شما چیست؟
  5. چطور: از کدام یک از وسایل ارتباطی (وبسایت، رسانه‌ های اجتماعی، ایونت‌ ها و غیره) می‌ خواهید استفاده کنید؟
  6. چرا: مزایای محصولات/خدماتی که با آن‌ ها ارتباط برقرار می‌ کنید چیست؟ هدف شما از این استراتژی ارتباطی چیست؟

سخن آخر

متد 5W1H یکی از شیوه‌ هایی است که محبوبیت زیادی بین خبرنگاران دارد.

این متد به شما این امکان را می‌ دهد تا به افکار خود ساختار بدهید و سؤالات مهمی را برای رمزگشایی یک موقعیت، مطرح کنید.

از نظر مدیریت پروژه نیز این ابزار، یک شیوه‌ غیرقابل جایگزین می‌ باشد که در زمینه‌ های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد: ایجاد یک برنامه‌ ارتباطی، تعریف پروژه یا حتی مدیریت بحران.